Assistenz der Bereichsleitung (all gender)

Aufgaben

• organisierst das Sekretariat und koordinierst sowie überwachst alle Vorgänge im Sekretariatsbereich
• unterstützt deinen Vorgesetzten (all gender) bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
• verwaltest und beschaffst Büromaterial und -ausstattung und organisierst Umzüge oder innerbetriebliche Transporte
• bearbeitest Urlaubsanträge und Krankmeldungen
• bearbeitest Dienstreiseanträge, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
• bereitest Konferenzen, Workshops und Besprechungen (intern und extern) administrativ und inhaltlich vor und planst diese
• organisierst Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen etc.) und übernimmst die Betreuung und Bewirtung von Gästen
• erstellst Präsentationen, Berichte und Übersichten - teilweise nach Vorgabe
• erledigst anfallende Korrespondenz und nimmst Telefonate in Deutsch und Englisch entgegen und leitest sie weiter - teilweise nach Vorgabe
• sichtest und bereitest die Eingangs- und Ausgangspost auf und verteilst sie nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
• verwaltest die Sekretariatsablage und führst Protokoll in Besprechungen
• erstellst Vorgaben für die Sekretärinnen im zugeordneten Bereich
• unterstützt deinen Vorgesetzten (all gender) fachlich und entlastest sie/ihn im Tagesgeschäft
• unterstützt deinen Vorgesetzten (all gender) im Rahmen von Projekten oder bei der Abwicklung interner Kleinprojekte nach Abstimmung
• führst Recherchen durch, bewertest und bereitest Inhalte auf und bereitest Entscheidungen vor

Qualifikationen

• hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• bringst fundierte Erfahrung im Sekretariat mit
• verfügst über eine Zusatzqualifikation im Bereich Assistenz oder in einem Fachgebiet des zugeordneten organisatorischen Bereichs
• hast Erfahrung in der Unterstützung bzw. Abwicklung von Projekten
• verfügst über gute SAP-Kenntnisse
• hast sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
• verfügst über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Leistungen

• Zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• Attraktive Vergütung
• Mobiles Arbeiten nach Absprache
• Individuelle interne und externe Weiterbildungen
• Flexible Arbeitszeitgestaltung mit Gleitzeitkontenregelung