Office Manager*in & Assistenz der Geschäftsführung

Script ist eine Agentur für Führung, Transformation und Unternehmenskommunikation. Wir beraten Unternehmen und Organisationen, vermitteln Strategien, begleiten Transformationsprozesse und erklären innovative Produkte, Technologien und Verfahren.

Unsere Agentur verstehen wir als inspirierenden Lernraum für neugierige Menschen, die Lust haben, im Team anspruchsvolle organisatorische und kommunikative Herausforderungen zu lösen. In der CAMERA, einem ehemaligen Kino in Frankfurt-Bockenheim, haben wir einen einzigartigen und modernen Arbeitsort geschaffen, der für unsere offene Kultur und unsere kollegiale Zusammenarbeit steht.

Deine Rolle bei uns im Team:

Office Management lebt auch vom Vor-Ort-Sein. Deine regelmäßige Präsenz in der CAMERA ist ein wichtiger Teil dieser Rolle. Mobiles Arbeiten ist möglich, richtet sich aber nach den betrieblichen Erfordernissen.

Die Aufgaben sind so organisiert, dass die Rolle auch in Teilzeit ab 80 % (mindestens 32 Wochenstunden) ausgeübt werden kann. Dabei arbeitest du eng mit einer weiteren Backoffice-Kollegin zusammen und stimmst Zuständigkeiten sowie Vertretungen verlässlich ab.

Das gehört zu deinen Aufgaben:

Office Management und interne Organisation

• Du organisierst unseren Büroalltag – von Post und Bestellungen über Telefonzentrale und Terminkoordination bis zu administrativen Abläufen, die gut funktionieren
• Du entwickelst digitale und analoge Prozesse weiter und sorgst dafür, dass Informationen, Dokumente und Zuständigkeiten gut strukturiert sind
• Du koordinierst externe Dienstleister, insbesondere im IT-Bereich, und bist intern die erste Anlaufstelle für organisatorische und technische Fragen.

Assistenz der Geschäftsführung

• Du unterstützt die Geschäftsführung (zwei Personen) bei wiederkehrenden administrativen und organisatorischen Aufgaben – etwa beim Aktualisieren und Aufbereiten von Zahlenübersichten oder bei der Einführung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Dabei gehst du mit vertraulichen Informationen selbstverständlich diskret um
• Du unterstützt bei der Reiseplanung, koordinierst Termine und bereitest Unterlagen und interne Abstimmungen vor. Dabei behältst du Fristen und To-dos stets eigenverantwortlich im Blick.
• Du unterstützt unsere Berater*innen bei organisatorischen Aufgaben rund um die Arbeit für unsere Kunden – von der Workshopvorbereitung bis zum Bestellwesen.
• Du hast eine Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder vergleichbare praktische Erfahrung gesammelt
• Im Anschluss hast du drei bis fünf Jahre Berufserfahrung gesammelt – im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle – idealerweise in einem dynamischen Unternehmens- oder Agenturumfeld
• Du denkst in Lösungen, kannst gut organisieren, priorisieren und übernimmst Verantwortung für deine Themen und Timings
• Diskretion und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich – auch im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Du hast Freude an digitalen Tools und Prozessen. Kleinere technische Herausforderungen löst du pragmatisch und externe IT-Dienstleister weißt du gut zu koordinieren
• Mit Microsoft 365, Teams, Word, Excel und PowerPoint gehst du sicher um
• Du hast eine selbstständige, strukturierte und verbindliche Arbeitsweise
• Du hast Freude an Zusammenarbeit, bist neugierig und lernbereit und hast Interesse an Themen rund um Führung, Transformation und Unternehmenskommunikation.

Haben wir dein Interesse geweckt?