Assistenz der Geschäftsführung / Technische Assistenz (m/w/d) in Karlsruhe

Assistenz der Geschäftsführung / Technische Assistenz (m/w/d) – Karlsruhe

• Arbeitgeber: ACS Services GmbH
• Anstellungsart: Vollzeit
• Befristung: unbefristet
• Arbeitsort: Karlsruhe

Berufsbezeichnung

• Kaufmann/-frau – Büromanagement
• Kaufmann/-frau – Bürokommunikation
• Industriekaufmann/-frau

Über uns

Die ACS Services GmbH ist ein moderner Personaldienstleister mit Fokus auf kaufmännische, technische und administrative Fachbereiche. Wir bringen qualifizierte Fachkräfte mit namhaften Unternehmen zusammen und bieten langfristige Perspektiven durch persönliche Betreuung und ein starkes Netzwerk.

Für einen unserer Kunden in Karlsruhe suchen wir eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit technischem Bezug.

Ihre Aufgaben

• Operative und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Nachverfolgung offener Themen und Aufgaben
• Termin-, Reise- und Kalenderorganisation
• Eigenständige und vertrauliche Korrespondenz intern und extern Stakeholdern
• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten
• Termin- und Projektkoordination im technischen Umfeld
• Vorbereitung und Prüfung technischer Unterlagen (z. B. Leistungsverzeichnisse, Angebote, Abrechnungen)
• Datenpflege und Verwaltung (Aufträge, Gewährleistungen, Prüfzyklen)
• Kommunikation mit Mietern, Dienstleistern, Planern und Behörden
• Überwachung von Fristen sowie Nachverfolgung von Mängeln
• Unterstützung im Rechnungs- und Kostenmanagement (Prüfung, Kontierung, Auswertungen)
• Mitarbeit bei Vergabeverfahren (z. B. E‑Vergabe, Terminorganisation)
• Strukturierte Organisation und Pflege der Dokumentation (Vorlagen, Checklisten)

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung und/oder in einem technischen Umfeld (z. B. Bau, Facility Management, Immobilien)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook)
• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Diskretion, Zuverlässigkeit und professionelles Auftreten
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

Benefits

• Zukunftssicherer Arbeitsplatz in einem abwechslungsreichen Umfeld
• Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen
• Spannende Schnittstellenfunktion zwischen Management und Technik
• Hohe Übernahmechancen bei unseren Kundenunternehmen
• Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner

Unternehmensdarstellung

Wir arbeiten als Personaldienstleistungsunternehmen im Bereich der gewerblichen Arbeitnehmerüberlassung.

Wir bieten Ihnen

• Mitarbeitern eine leistungsgerechte, pünktliche und in der Regel übertarifliche Bezahlung an. Wir fördern und betreuen Sie konstant. Ihre Unversehrtheit und Zufriedenheit hat in unserem Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert. Die ACS Services GmbH ist durch den TÜV seit mehreren Jahren zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2015 (ein Qualitätsmanagementsystem) und SCP (ein Arbeitsschutzsystem, welches Ihre Gesundheit und Unversehrtheit zum obersten Ziel hat).